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toupieGED

Gestion documentaire construite sur officepress

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Vidéos par fonction

20 vidéos : l’aperçu, puis une par fonction

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Présentation

toupieGED en trois minutes

  1. 2:57En cours Présentation toupieGED en trois minutes
  2. 0:56En cours Circuit d'approbation Lancer une approbation
  3. 1:13En cours Circuit d'approbation Signatures dans l'ordre
  4. 1:00En cours Circuit d'approbation Approbation finale
  5. 1:31En cours Relecture Trois relecteurs en parallèle
  6. 0:56En cours Suivi des circuits Suivre chaque circuit
  7. 0:55En cours Traçabilité L'historique d'un document
  8. 1:06En cours Délégation Confier une étape en attente
  9. 1:17En cours Délégation Délégation permanente et sélective
  10. 1:16En cours Copies contrôlées La mise en page imprimée, sur l'ébauche
  11. 1:07En cours Copies contrôlées Émettre une copie numérotée
  12. 0:51En cours Copies contrôlées Vérifier une copie
  13. 0:53En cours Copies contrôlées Rappeler une copie
  14. 1:15En cours Lu et compris Chaque personne concernée lit la nouvelle version
  15. 1:29En cours Formation Formation au poste
  16. 1:11En cours Gestion des connaissances Qui doit connaître quelle procédure
  17. 1:22En cours Messagerie Échanger à propos d'un document
  18. 1:04En cours Bibliothèque et recherche Trouver vite la bonne version
  19. 1:00En cours Piste d'audit Chaque action enregistrée
  20. 1:07En cours Retrait et archive Retirer une procédure

En bref

/01

Bibliothèque

Classement par domaine, type et code ; recherche dans le texte de la version en vigueur.

/02

Circuits d’approbation

Relecture et approbation dans l’ordre fixé, avec échéances et délégation.

/03

Signatures électroniques

Décisions signées par mot de passe, conservées dans une piste d’audit infalsifiable.

/04

Copies contrôlées

Impressions numérotées avec tampon et datamatrix, suivies jusqu’au rappel.

/05

Formation

Lecture attestée et formation au poste, enregistrées et signées.

/06

Cycle de vie

Ébauches, entrée en vigueur, versions remplacées et retirées, toutes conservées.

Écrans

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Bibliothèque par domaine et type — La carte de la taxonomie : domaines, types et sous-types avec leur nombre de documents. Chaque code de document est construit à partir de celle-ci.
Bibliothèque par domaine et type
Dossiers virtuels et filtres — Un dossier virtuel filtré sur les documents en vigueur, en vue tableau avec code, statut, version et auteur.
Dossiers virtuels et filtres
Recherche plein texte — Une recherche dans le contenu trouve « VHP » dans des fichiers Word et Visio et surligne chaque occurrence.
Recherche plein texte
Code de document automatique — Le domaine, le type et le sous-type donnent le code suivant ; des étiquettes et des champs site et équipement sont ajoutés.
Code de document automatique
Fichier Word en PDF — Un protocole Word converti en PDF au chargement, avec son bandeau et son filigrane DRAFT.
Fichier Word en PDF
Circuit d’approbation — Chaque étape RACI ne propose que les personnes qui détiennent son rôle ; QA est l’approbateur final.
Circuit d’approbation
Signature électronique — L’approbatrice saisit à nouveau son mot de passe ; signataire, signification, rôle, code et version sont indiqués.
Signature électronique
Historique des statuts — Version 2.0 approuvée et en vigueur, version 1.0 remplacée, avec chaque état antérieur.
Historique des statuts
Document retiré — Après le retrait approuvé, la SOP est en lecture seule dans l’archive, avec un bandeau RETIRED.
Document retiré
Tampon et datamatrix — Aperçu avant impression avec bandeau d’identification, un tampon CONTROLLED COPY et un code datamatrix signé.
Tampon et datamatrix
Registre des copies contrôlées — Chaque copie papier numérotée avec émetteur, motif et état : en circulation, en rappel, rappelée ou perdue.
Registre des copies contrôlées
Accès par domaine — Un opérateur voit Production, QA et HSE, et, dans Contrôle qualité, seulement les enregistrements de surveillance.
Accès par domaine
Toutes les fonctionsLa liste complète, par domaine

Bibliothèque et accès

  • Documents classés par domaine, type et sous-type, avec un code automatique (par exemple PRD-SOP-STE-00039) et des champs de métadonnées par domaine.
  • Dossiers virtuels, étiquettes, favoris et filtres de statut ; vue en cartes ou en tableau ; documents retirés dans une archive en lecture seule.
  • Recherche par code ou par nom, et recherche plein texte dans les fichiers, avec occurrences surlignées.
  • Droits d’accès par profil et par domaine ou sous-type : les listes et la recherche n’affichent que les documents que chaque personne peut voir.

Chargement et cycle de vie

  • Fichiers Word, Excel, PowerPoint et Visio prévisualisés en PDF dès le chargement, convertis sur le serveur par officepress. Le fichier d’origine reste l’enregistrement qui fait foi.
  • Circuits de revue, d’approbation et de retrait construits à partir de matrices RACI de rôles.
  • Signature électronique avec nouvelle saisie du mot de passe pour chaque décision ; un rejet exige un commentaire.
  • Cycle de vie des statuts, du brouillon à en vigueur, remplacé et retiré, avec une chronologie de chaque changement de statut.

Tampons et copies contrôlées

  • Bandeau d’identification, filigrane de statut et marque de copie sur chaque PDF ; tampons (copie contrôlée, remplacé, obsolète…) et code datamatrix signé placés sur la page.
  • Copies contrôlées numérotées, imprimées et jamais remises sous forme de fichier.
  • Registre des copies : en circulation, en rappel, rappelées ou perdues. Un code scanné est vérifié dans ce registre.

Traçabilité et formation

  • Piste d’audit chaînée par hachage de chaque action, avec vérification de la chaîne et export en CSV, XLSX, ODS, PDF et JSON.
  • Lecture obligatoire avec prise de connaissance signée électroniquement, formation au poste certifiée par un formateur, rapports de réalisation.
  • Plusieurs bases de données sur un même serveur (production, formation) ; interface en anglais, français, allemand et italien.
toupieGED et ISO 9001:2026Clause par clause : les fonctions qui soutiennent la norme

La certification ISO 9001 porte sur un système de management de la qualité, pas sur un logiciel. Le tableau indique quelles fonctions de toupieGED soutiennent les exigences de l’ISO 9001:2026 relatives aux informations documentées. Les exigences sont résumées avec nos propres mots ; la norme fait foi.

ArticleExigence (résumé)toupieGED
7.5.1Le système comprend les informations documentées exigées par la norme et celles que l’organisme juge nécessaires.Une seule bibliothèque pour les politiques, procédures, instructions, formulaires, plans et enregistrements, classés par domaine, type et sous-type.
7.5.2 a)Les documents sont identifiés et décrits : titre, date, auteur, référence.Code automatique, titre, version, auteur, date d’entrée en vigueur et champs de métadonnées ; un bandeau d’identification sur chaque PDF.
7.5.2 b)Format et support appropriés.Le fichier d’origine est conservé (Word, Excel, PowerPoint, Visio, PDF), avec un rendu PDF pour la lecture.
7.5.2 c)Examen et approbation de leur pertinence et de leur adéquation.Circuits de revue et d’approbation à partir de matrices RACI ; signature électronique avec nouvelle saisie du mot de passe.
7.5.3.1 a)Disponibles et adaptées à l’utilisation, là où et quand elles sont nécessaires.La version en vigueur est mise à disposition et imprimée ; les brouillons ne sont visibles que par leurs auteurs, leurs approbateurs et les administrateurs. Recherche par code, nom et contenu.
7.5.3.1 b)Protégées de manière appropriée : confidentialité, usage inapproprié, perte d’intégrité.Droits d’accès par profil et par domaine ; empreinte SHA-256 de chaque original ; piste d’audit chaînée par hachage.
7.5.3.2 a)Diffusion, accès, récupération et utilisation.Listes de diffusion, lecture obligatoire avec prise de connaissance, copies contrôlées numérotées et leur registre.
7.5.3.2 b)Stockage et préservation, y compris de la lisibilité.Fichiers d’origine et rendus PDF stockés ensemble ; documents retirés conservés en lecture seule dans l’archive.
7.5.3.2 c)Maîtrise des modifications, par exemple gestion des versions.Brouillons 0.x, versions approuvées 1.0, 2.0… ; la version en vigueur reste mise à disposition jusqu’à l’approbation de celle qui lui succède, puis elle est marquée comme remplacée. Comparaison des versions côte à côte.
7.5.3.2 d)Conservation et élimination.Circuit de retrait ; les versions retirées et remplacées sont conservées avec leur historique.
7.5.3.2Les informations documentées d’origine externe sont identifiées et maîtrisées.Classées, codifiées et versionnées dans la bibliothèque comme les documents internes.
7.5.3.2Les informations documentées conservées comme preuves sont protégées contre toute modification non intentionnelle.Les versions approuvées sont verrouillées ; chaque signature et chaque action sont enregistrées dans la piste d’audit, avec vérification de la chaîne.
7.2Preuves des compétences.Dossiers de formation : prises de connaissance des lectures, formations au poste certifiées par un formateur, rapport de réalisation par personne.
7.3Sensibilisation, y compris à la culture qualité et au comportement éthique.Lecture obligatoire des politiques et procédures, avec relecture périodique et prise de connaissance signée électroniquement.

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