Progetti pilota

toupieGED

Gestione documentale basata su officepress

Ci contatti

Video per funzione

20 video: la panoramica, poi uno per funzione

1 / 20

Panoramica

toupieGED in tre minuti

  1. 2:57In riproduzione Panoramica toupieGED in tre minuti
  2. 0:56In riproduzione Flusso di approvazione Avviare un'approvazione
  3. 1:13In riproduzione Flusso di approvazione Firme in ordine
  4. 1:00In riproduzione Flusso di approvazione Approvazione finale
  5. 1:31In riproduzione Revisione Tre revisori in parallelo
  6. 0:56In riproduzione Monitoraggio dei flussi Seguire ogni flusso
  7. 0:55In riproduzione Tracciabilità La storia di un documento
  8. 1:06In riproduzione Delega Affidare una fase in sospeso
  9. 1:17In riproduzione Delega Delega permanente e selettiva
  10. 1:16In riproduzione Copie controllate Il layout di stampa, sulla bozza
  11. 1:07In riproduzione Copie controllate Emettere una copia numerata
  12. 0:51In riproduzione Copie controllate Verificare una copia
  13. 0:53In riproduzione Copie controllate Richiamare una copia
  14. 1:15In riproduzione Letto e compreso Tutti gli interessati leggono la nuova versione
  15. 1:29In riproduzione Formazione Formazione sul posto di lavoro
  16. 1:11In riproduzione Gestione delle conoscenze Chi deve conoscere quale procedura
  17. 1:22In riproduzione Messaggistica Parlare di un documento
  18. 1:04In riproduzione Biblioteca e ricerca Trovare subito la versione giusta
  19. 1:00In riproduzione Audit trail Ogni azione registrata
  20. 1:07In riproduzione Ritiro e archivio Ritirare una procedura

In breve

/01

Biblioteca

Archiviazione per area, tipo e codice; ricerca nel testo della versione in vigore.

/02

Flussi di approvazione

Revisione e approvazione nell’ordine stabilito, con scadenze e delega.

/03

Firme elettroniche

Decisioni firmate con password, in un audit trail a prova di manomissione.

/04

Copie controllate

Stampe numerate con timbro e datamatrix, tracciate fino al ritiro.

/05

Formazione

Presa visione e formazione sul posto, registrate e firmate.

/06

Ciclo di vita

Bozze, entrata in vigore, versioni sostituite e ritirate, tutte conservate.

Schermate

Scorrere lateralmente · cliccare per ingrandire
Biblioteca per area e tipo — La mappa della tassonomia: aree, tipi e sottotipi con il relativo numero di documenti. Ogni codice documento si basa su di essa.
Biblioteca per area e tipo
Cartelle virtuali e filtri — Una cartella virtuale filtrata sui documenti in vigore, in vista a tabella con codice, stato, versione e autore.
Cartelle virtuali e filtri
Ricerca a testo integrale — Una ricerca nel contenuto trova «VHP» all’interno di file Word e Visio ed evidenzia ogni occorrenza.
Ricerca a testo integrale
Codice documento automatico — Area, tipo e sottotipo determinano il codice successivo; si aggiungono i tag e i campi sito e apparecchiatura.
Codice documento automatico
File Word come PDF — Un protocollo Word convertito in PDF al caricamento, con la fascia DRAFT e la filigrana.
File Word come PDF
Flusso di approvazione — Ogni passo RACI propone solo le persone che ricoprono il relativo ruolo; l’approvazione finale spetta alla QA.
Flusso di approvazione
Firma elettronica — L’approvatrice reinserisce la sua password; sono indicati firmatario, significato, ruolo, codice e versione.
Firma elettronica
Cronologia degli stati — Versione 2.0 approvata e in vigore, versione 1.0 sostituita, con tutti gli stati precedenti.
Cronologia degli stati
Documento ritirato — Dopo il ritiro approvato la SOP è in sola lettura nell’archivio, con una fascia RETIRED.
Documento ritirato
Timbro e datamatrix — Anteprima di stampa con fascia di identificazione, un timbro CONTROLLED COPY e un datamatrix firmato.
Timbro e datamatrix
Registro delle copie controllate — Ogni copia cartacea numerata con emittente, motivo e stato: in circolazione, in richiamo, richiamata o smarrita.
Registro delle copie controllate
Accesso per area — Un operatore vede Produzione, QA e HSE e, del Controllo qualità, solo le registrazioni di monitoraggio.
Accesso per area
Tutte le funzioniL’elenco completo, per area

Biblioteca e accesso

  • Documenti archiviati per area, tipo e sottotipo, con un codice automatico (ad esempio PRD-SOP-STE-00039) e campi di metadati per area.
  • Cartelle virtuali, tag, preferiti e filtri per stato; vista a schede o a tabella; documenti ritirati in un archivio in sola lettura.
  • Ricerca per codice o nome e ricerca a testo integrale all’interno dei file, con le occorrenze evidenziate.
  • Diritti di accesso per profilo e per area o sottotipo: elenchi e ricerca mostrano solo i documenti che ciascuno può vedere.

Caricamento e ciclo di vita

  • File Word, Excel, PowerPoint e Visio visualizzati in anteprima come PDF al caricamento, convertiti sul server da officepress. Il file originale resta la registrazione ufficiale.
  • Flussi di revisione, approvazione e ritiro costruiti a partire da matrici RACI di ruoli.
  • Firma elettronica con reinserimento della password per ogni decisione; un rifiuto richiede un commento.
  • Ciclo di vita degli stati da bozza a in vigore, sostituito e ritirato, con una cronologia di ogni cambio di stato.

Timbri e copie controllate

  • Fascia di identificazione, filigrana di stato e marcatura della copia su ogni PDF; timbri (copia controllata, sostituito, obsoleto…) e un datamatrix firmato posizionati sulla pagina.
  • Copie controllate numerate, stampate e mai consegnate come file.
  • Registro delle copie: in circolazione, in richiamo, richiamate o smarrite. Un codice scansionato viene verificato rispetto al registro.

Tracciabilità e formazione

  • Audit trail di ogni azione concatenato tramite hash, con verifica della catena ed esportazione in CSV, XLSX, ODS, PDF e JSON.
  • Letture obbligatorie con presa visione firmata elettronicamente, formazione sul posto di lavoro certificata da un formatore, rapporti di completamento.
  • Più database in un solo server (produzione, formazione); interfaccia in inglese, francese, tedesco e italiano.
toupieGED e ISO 9001:2026Punto per punto: le funzioni che supportano la norma

La ISO 9001 certifica un sistema di gestione per la qualità, non un software. La tabella mostra quali funzioni di toupieGED supportano i requisiti della ISO 9001:2026 relativi alle informazioni documentate. I requisiti sono riassunti con parole nostre; il riferimento resta la norma.

PuntoRequisito (sintesi)toupieGED
7.5.1Il sistema comprende le informazioni documentate richieste dalla norma e quelle stabilite dall’organizzazione.Un’unica biblioteca per politiche, procedure, istruzioni, moduli, piani e registrazioni, archiviati per area, tipo e sottotipo.
7.5.2 a)I documenti sono identificati e descritti: titolo, data, autore, riferimento.Codice automatico, titolo, versione, autore, data di entrata in vigore e campi di metadati; una fascia di identificazione su ogni PDF.
7.5.2 b)Formato e supporto adeguati.Il file originale viene conservato (Word, Excel, PowerPoint, Visio, PDF), con una conversione in PDF per la lettura.
7.5.2 c)Riesame e approvazione per verificarne idoneità e adeguatezza.Flussi di revisione e approvazione da matrici RACI; firma elettronica con reinserimento della password.
7.5.3.1 a)Disponibili e idonee all’utilizzo, dove e quando servono.Viene messa a disposizione e stampata la versione in vigore; le bozze sono visibili solo ai loro autori, agli approvatori e agli amministratori. Ricerca per codice, nome e contenuto.
7.5.3.1 b)Adeguatamente protette: riservatezza, uso improprio, perdita di integrità.Diritti di accesso per profilo e per area; impronta SHA-256 di ogni originale; audit trail concatenato tramite hash.
7.5.3.2 a)Distribuzione, accesso, reperimento e utilizzo.Liste di distribuzione, letture obbligatorie con presa visione, copie controllate numerate e il relativo registro.
7.5.3.2 b)Archiviazione e preservazione, compresa la leggibilità.File originali e conversioni PDF archiviati insieme; documenti ritirati conservati in sola lettura nell’archivio.
7.5.3.2 c)Tenuta sotto controllo delle modifiche, per esempio delle versioni.Bozze 0.x, versioni approvate 1.0, 2.0…; la versione in vigore resta a disposizione finché la successiva non viene approvata, poi viene contrassegnata come sostituita. Confronto affiancato tra versioni.
7.5.3.2 d)Conservazione ed eliminazione.Flusso di ritiro; le versioni ritirate e sostituite vengono conservate con la loro cronologia.
7.5.3.2Le informazioni documentate di origine esterna sono identificate e tenute sotto controllo.Archiviate, codificate e gestite per versioni nella biblioteca come i documenti interni.
7.5.3.2Le informazioni documentate conservate come evidenza sono protette da alterazioni involontarie.Le versioni approvate sono bloccate; ogni firma e azione viene registrata nell’audit trail, con verifica della catena.
7.2Evidenza della competenza.Registri di formazione: prese visione delle letture, formazione sul posto di lavoro certificata da un formatore, rapporto di completamento per persona.
7.3Consapevolezza, compresi la cultura della qualità e il comportamento etico.Letture obbligatorie di politiche e procedure, con rilettura periodica e presa visione firmata elettronicamente.

Le interessa toupieGED?

toupieGED è disponibile per progetti pilota. Ci contatti per una presentazione o un’installazione di prova.

Ci contatti