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toupieGED

Dokumentenmanagement auf Basis von officepress

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Videos nach Funktion

20 Videos: der Überblick, dann eines pro Funktion

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Überblick

toupieGED in drei Minuten

  1. 2:57Läuft Überblick toupieGED in drei Minuten
  2. 0:56Läuft Freigabe-Workflow Eine Freigabe starten
  3. 1:13Läuft Freigabe-Workflow Signaturen in fester Reihenfolge
  4. 1:00Läuft Freigabe-Workflow Endgültige Freigabe
  5. 1:31Läuft Prüfung Drei Prüfer parallel
  6. 0:56Läuft Workflow-Verfolgung Jeden Workflow verfolgen
  7. 0:55Läuft Rückverfolgbarkeit Die Historie eines Dokuments
  8. 1:06Läuft Delegation Einen offenen Schritt übergeben
  9. 1:17Läuft Delegation Dauerhafte und selektive Delegation
  10. 1:16Läuft Gelenkte Kopien Das Drucklayout, im Entwurf
  11. 1:07Läuft Gelenkte Kopien Eine nummerierte Kopie ausgeben
  12. 0:51Läuft Gelenkte Kopien Eine Kopie prüfen
  13. 0:53Läuft Gelenkte Kopien Eine Kopie zurückrufen
  14. 1:15Läuft Gelesen und verstanden Alle Betroffenen lesen die neue Version
  15. 1:29Läuft Schulung Schulung am Arbeitsplatz
  16. 1:11Läuft Wissensmanagement Wer welches Verfahren kennen muss
  17. 1:22Läuft Nachrichten Über ein Dokument sprechen
  18. 1:04Läuft Bibliothek und Suche Schnell die richtige Version finden
  19. 1:00Läuft Audit-Trail Jede Aktion nachgewiesen
  20. 1:07Läuft Rückzug und Archiv Ein Verfahren zurückziehen

Auf einen Blick

/01

Bibliothek

Ablage nach Bereich, Typ und Code; Suche im Text der gültigen Version.

/02

Freigabe-Workflows

Prüfung und Freigabe in festgelegter Reihenfolge, mit Fristen und Stellvertretung.

/03

Elektronische Signaturen

Entscheide mit Passwort signiert, in einem fälschungssicheren Audit-Trail.

/04

Gelenkte Kopien

Nummerierte Ausdrucke mit Stempel und Datamatrix, verfolgt bis zum Rückruf.

/05

Schulung

Lesebestätigung und Schulung am Arbeitsplatz, erfasst und signiert.

/06

Lebenszyklus

Entwürfe, Inkrafttreten, ersetzte und zurückgezogene Versionen, alle aufbewahrt.

Bildschirme

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Bibliothek nach Bereich und Typ — Die Übersicht der Taxonomie: Bereiche, Typen und Untertypen mit der Anzahl ihrer Dokumente. Jeder Dokumentcode wird daraus gebildet.
Bibliothek nach Bereich und Typ
Virtuelle Ordner und Filter — Ein virtueller Ordner, auf gültige Dokumente gefiltert, in der Tabellenansicht mit Code, Status, Version und Autor.
Virtuelle Ordner und Filter
Volltextsuche — Eine Inhaltssuche findet „VHP“ in Word- und Visio-Dateien und hebt jeden Treffer hervor.
Volltextsuche
Automatischer Dokumentcode — Bereich, Typ und Untertyp ergeben den nächsten Code; Schlagwörter sowie Felder für Standort und Anlage werden ergänzt.
Automatischer Dokumentcode
Word-Datei als PDF — Ein Word-Protokoll, beim Hochladen in PDF konvertiert, mit dem Statusband DRAFT und Wasserzeichen.
Word-Datei als PDF
Freigabe-Workflow — Jeder RACI-Schritt bietet nur die Personen zur Auswahl an, die seine Rolle innehaben; QA erteilt die abschliessende Freigabe.
Freigabe-Workflow
Elektronische Signatur — Die Freigeberin gibt ihr Passwort erneut ein; Unterzeichner, Bedeutung, Rolle, Code und Version werden angegeben.
Elektronische Signatur
Statusverlauf — Version 2.0 freigegeben und gültig, Version 1.0 ersetzt, mit allen früheren Zuständen.
Statusverlauf
Zurückgezogenes Dokument — Nach dem freigegebenen Rückzug liegt die SOP schreibgeschützt im Archiv, mit dem Statusband RETIRED.
Zurückgezogenes Dokument
Stempel und Datamatrix — Druckvorschau mit Identifikationsband, einem Stempel CONTROLLED COPY und einem signierten Datamatrix-Code.
Stempel und Datamatrix
Register der gelenkten Kopien — Jede nummerierte Papierkopie mit Aussteller, Grund und Zustand: im Umlauf, im Rückruf, zurückgerufen oder verloren.
Register der gelenkten Kopien
Zugriff nach Bereich — Ein Bediener sieht die Bereiche Produktion, QA und HSE, von der Qualitätskontrolle nur die Monitoring-Aufzeichnungen.
Zugriff nach Bereich
Alle FunktionenDie vollständige Liste, nach Bereich

Bibliothek und Zugriff

  • Dokumente nach Bereich, Typ und Untertyp abgelegt, mit automatischem Code (zum Beispiel PRD-SOP-STE-00039) und Metadatenfeldern pro Bereich.
  • Virtuelle Ordner, Schlagwörter, Favoriten und Statusfilter; Karten- oder Tabellenansicht; zurückgezogene Dokumente in einem schreibgeschützten Archiv.
  • Suche nach Code oder Name sowie Volltextsuche in den Dateien, mit hervorgehobenen Treffern.
  • Zugriffsrechte nach Profil und nach Bereich oder Untertyp: Listen und Suche zeigen jeder Person nur die Dokumente, die sie sehen darf.

Hochladen und Lebenszyklus

  • Word-, Excel-, PowerPoint- und Visio-Dateien werden beim Hochladen als PDF in der Vorschau angezeigt, auf dem Server von officepress konvertiert. Die Originaldatei bleibt das massgebliche Dokument.
  • Prüf-, Freigabe- und Rückzugs-Workflows, aufgebaut aus RACI-Matrizen von Rollen.
  • Elektronische Signatur mit erneuter Passworteingabe bei jedem Entscheid; eine Ablehnung erfordert einen Kommentar.
  • Status-Lebenszyklus (Entwurf, gültig, ersetzt, zurückgezogen), mit einer Zeitleiste aller Statusänderungen.

Stempel und gelenkte Kopien

  • Identifikationsband, Status-Wasserzeichen und Kopievermerk auf jedem PDF; Stempel (gelenkte Kopie, ersetzt, obsolet …) und ein signierter Datamatrix-Code, auf der Seite platziert.
  • Nummerierte gelenkte Kopien, gedruckt und nie als Datei ausgegeben.
  • Register der Kopien: im Umlauf, im Rückruf, zurückgerufen oder verloren. Ein gescannter Code wird damit abgeglichen.

Rückverfolgbarkeit und Schulung

  • Hash-verketteter Audit-Trail jeder Aktion, mit Kettenprüfung und Export nach CSV, XLSX, ODS, PDF und JSON.
  • Pflichtlektüre mit elektronisch signierter Kenntnisnahme, Schulung am Arbeitsplatz mit Bestätigung durch einen Trainer, Abschlussberichte.
  • Mehrere Datenbanken auf einem Server (Produktion, Schulung); Oberfläche auf Englisch, Französisch, Deutsch und Italienisch.
toupieGED und ISO 9001:2026Abschnitt für Abschnitt: die Funktionen, die die Norm unterstützen

Nach ISO 9001 wird ein Qualitätsmanagementsystem zertifiziert, keine Software. Die Tabelle zeigt, welche Funktionen von toupieGED die Anforderungen der ISO 9001:2026 an dokumentierte Information unterstützen. Die Anforderungen sind in unseren eigenen Worten zusammengefasst; massgebend ist die Norm.

AbschnittAnforderung (Zusammenfassung)toupieGED
7.5.1Das System umfasst die von der Norm geforderte und die von der Organisation als notwendig bestimmte dokumentierte Information.Eine Bibliothek für Richtlinien, Verfahren, Anweisungen, Formblätter, Pläne und Aufzeichnungen, abgelegt nach Bereich, Typ und Untertyp.
7.5.2 a)Dokumente werden gekennzeichnet und beschrieben: Titel, Datum, Autor, Referenz.Automatischer Code, Titel, Version, Autor, Gültigkeitsdatum und Metadatenfelder; ein Identifikationsband auf jedem PDF.
7.5.2 b)Geeignetes Format und Medium.Die Originaldatei wird aufbewahrt (Word, Excel, PowerPoint, Visio, PDF), mit einer PDF-Fassung zum Lesen.
7.5.2 c)Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit.Prüf- und Freigabe-Workflows aus RACI-Matrizen; elektronische Signatur mit erneuter Passworteingabe.
7.5.3.1 a)Verfügbar und für die Verwendung geeignet, wo und wann sie benötigt wird.Bereitgestellt und gedruckt wird die gültige Version; Entwürfe sehen nur ihre Autoren, Freigebenden und Administratoren. Suche nach Code, Name und Inhalt.
7.5.3.1 b)Angemessen geschützt: Vertraulichkeit, unsachgemässer Gebrauch, Verlust der Integrität.Zugriffsrechte nach Profil und nach Bereich; SHA-256-Fingerabdruck jedes Originals; hash-verketteter Audit-Trail.
7.5.3.2 a)Verteilung, Zugriff, Auffinden und Verwendung.Verteilerlisten, Pflichtlektüre mit Kenntnisnahme, nummerierte gelenkte Kopien und ihr Register.
7.5.3.2 b)Ablage und Erhaltung, einschliesslich der Lesbarkeit.Originaldateien und PDF-Fassungen werden gemeinsam gespeichert; zurückgezogene Dokumente bleiben schreibgeschützt im Archiv.
7.5.3.2 c)Überwachung von Änderungen, zum Beispiel Versionskontrolle.Entwürfe 0.x, freigegebene Versionen 1.0, 2.0 …; die gültige Version bleibt bereitgestellt, bis ihre Nachfolgerin freigegeben ist, und wird dann als ersetzt gekennzeichnet. Versionen lassen sich nebeneinander vergleichen.
7.5.3.2 d)Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.Rückzugs-Workflow; zurückgezogene und ersetzte Versionen bleiben mit ihrer Historie erhalten.
7.5.3.2Dokumentierte Information externer Herkunft wird gekennzeichnet und gelenkt.Wie interne Dokumente in der Bibliothek abgelegt, codiert und versioniert.
7.5.3.2Als Nachweis aufbewahrte dokumentierte Information ist vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt.Freigegebene Versionen sind gesperrt; jede Signatur und jede Aktion wird im Audit-Trail aufgezeichnet, mit Kettenprüfung.
7.2Nachweis der Kompetenz.Schulungsnachweise: Kenntnisnahmen von Pflichtlektüre, Schulung am Arbeitsplatz mit Bestätigung durch einen Trainer, Abschlussbericht pro Person.
7.3Bewusstsein, auch für Qualitätskultur und ethisches Verhalten.Pflichtlektüre von Richtlinien und Verfahren, mit Auffrischungsintervallen und elektronisch signierter Kenntnisnahme.

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