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Gemeinsames Verfassen von Dokumenten auf Basis von officepress

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Überblick

toupieDOC in drei Minuten

  1. 2:51Läuft Überblick toupieDOC in drei Minuten
  2. 1:06Läuft Neues Dokument Ein neues Dokument aus einer Vorlage
  3. 0:55Läuft Gemeinsam schreiben Gemeinsam schreiben
  4. 1:08Läuft Kommentare Kommentare zu den Worten
  5. 1:03Läuft Import Ein Word-Verfahren importieren
  6. 1:19Läuft Prüfung Eine Prüfung starten
  7. 0:56Läuft Prüfung Eine Prüfung wird abgeschlossen
  8. 1:28Läuft Freigabe Freigabe mit drei Signaturen
  9. 1:03Läuft Freigabe Version 1.0 in Kraft
  10. 1:10Läuft Papierlose Durchführung Eine papierlose Durchführung
  11. 1:11Läuft Abweichungen Ein fehlgeschlagener Schritt löst eine Abweichung aus
  12. 1:17Läuft Abweichungen Wiederholung, dann Abschluss
  13. 0:56Läuft Gelenkte Kopien Gelenkte Kopien
  14. 1:07Läuft Durchführung auf Papier Eine Durchführung auf Papier
  15. 1:01Läuft P&ID-Begehung P&ID-Begehung
  16. 1:02Läuft P&ID-Begehung Begehung ohne Netz
  17. 1:15Läuft P&ID-Begehung Begehung signiert und an QA gesendet
  18. 1:06Läuft P&ID-Revisionen Die Begehung bestimmt die Revision
  19. 1:00Läuft Rauchstudie Rauchstudie: synchronisierte Sichtung
  20. 1:08Läuft Rauchstudie Rauchstudie: Bewertungen
  21. 1:08Läuft Dokumentationspakete Ein Qualifizierungspaket
  22. 0:56Läuft Dokumentationspakete Paketreihenfolge und Phasen
  23. 0:47Läuft Audit-Trail Audit-Trail und Signaturen
  24. 0:44Läuft Versionen Versionen und Arbeitsentwürfe
  25. 0:55Läuft Nachrichten Nachrichten
  26. 0:41Läuft Delegation Delegation

Auf einen Blick

/01

Gemeinsam schreiben

Mehrere Autoren gleichzeitig, Kommentare am Text, Word-Import.

/02

Prüfen und freigeben

Signaturen in Reihenfolge; nur eine freigegebene Version kann ausgeführt werden.

/03

Papierlose Ausführung

Ergebnisse zeilenweise erfasst und signiert, mit Zeuge.

/04

Ausführung auf Papier

Nummerierte Kopien von Hand ausgefüllt, eingescannt und der Ausführung beigefügt.

/05

R&I-Begehungen

Einen Bereich der Zeichnung antippen und erfassen, auch ohne Netzwerk.

/06

Abweichungen

Ein nicht konformer Schritt eröffnet eine Abweichung, mit eigenen Signaturen abgeschlossen.

Bildschirme

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Dokumente und Suche — Die Dokumente des Bereichs Qualitätssicherung: Ordner, Status, Version und Durchführungen, mit Suche und Filtern.
Dokumente und Suche
Neu aus einer Vorlage — Ein neues Protokoll zur Funktionsqualifizierung, aus der freigegebenen Vorlage „Equipment OQ protocol“ erstellt.
Neu aus einer Vorlage
Nummerierte Abschnitte — Abschnitte werden hinzugefügt, umbenannt, hochgestuft, verschoben oder aus der Bibliothek eingefügt; die Nummerierung passt sich an.
Nummerierte Abschnitte
Bilder in Diagrammen — Der Diagrammeditor platziert ein Foto des Gefriertrockners LYO-02 und kreist den Stellplattenstapel ein.
Bilder in Diagrammen
Kollaboratives Bearbeiten — Zwei Autoren gleichzeitig im selben Abschnitt, jeder mit einem namentlich gekennzeichneten Cursor.
Kollaboratives Bearbeiten
Kommentare zum Text — Eine als Kommentatorin eingeladene Prüferin: Ihr Kommentar ist an den hervorgehobenen Wörtern verankert.
Kommentare zum Text
OpenDocument-Import — Ein IQ-Bericht, aus einer .odt-Datei als nummerierte Abschnitte importiert, neben der Originaldatei.
OpenDocument-Import
Anhänge mit Vorschau — Eine Tabellenkalkulation eines Lieferanten, dem Protokoll angehängt und als PDF in der Vorschau angezeigt.
Anhänge mit Vorschau
Freigabe mit elektronischer Signatur — QA gibt im letzten Schritt des Workflows frei; das Passwort wird erneut abgefragt.
Freigabe mit elektronischer Signatur
Ausführung am Bildschirm — Das freigegebene Protokoll, vor Ort ausgeführt: Werte, signierte Zeilen, ein Zeuge und eine Abweichung.
Ausführung am Bildschirm
Ausführung auf Papier — Dieselbe Version, auf Papier ausgeführt: gelenkte Kopie 1, von Hand ausgefüllt, gescannt und angehängt.
Ausführung auf Papier
Audit-Trail — Die Kettenprüfung bestätigt, dass kein Eintrag verändert wurde; Filter und Export nach CSV, JSON und PDF.
Audit-Trail
Alle FunktionenDie vollständige Liste, nach Bereich

Dokumente und Verfassen

  • Dokumentliste mit Ordnern, Statusfiltern und Suche nach Code oder Titel.
  • Neue Dokumente aus freigegebenen Vorlagen, aufgebaut aus nummerierten Abschnitten, die sich hinzufügen, verschieben, hochstufen oder duplizieren lassen. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und Signaturseiten werden generiert.
  • Kollaboratives Bearbeiten: Eingeladene Mitautoren schreiben gleichzeitig im selben Abschnitt, mit namentlich gekennzeichneten Cursorn und Anwesenheitsanzeige.
  • Zugriff pro Dokument als Autor, Bearbeiter, Kommentator oder Leser; Kommentare, im Text verankert.
  • Diagramme mit Bildern sowie freigegebene Bausteine (Testfälle, Checklisten, Diagramme), aus der Bibliothek eingefügt.
  • Anhänge mit Vorschau; Office-Anhänge werden als PDF angezeigt.

Vorhandene Dateien wiederverwenden

  • Word- und OpenDocument-Textdateien werden als bearbeitbare nummerierte Abschnitte importiert und neben dem Original angezeigt; Excel-Tabellenblätter werden zu Abschnitten.
  • Was nicht übernommen werden konnte, wird aufgelistet, bevor sich das Dokument öffnet.

Prüfung und Freigabe

  • Prüf-, Freigabe- und Rückzugs-Workflows, definiert als RACI-Matrizen von Rollen; die Funktionstrennung wird auf dem Server geprüft.
  • Elektronische Signatur mit erneuter Passworteingabe bei jedem Entscheid; die freigegebene Version wird mit ihrem PDF festgeschrieben.

Ausführung vor Ort

  • Eine freigegebene Version wird als Durchführung gestartet, am Bildschirm (papierlos) oder auf Papier.
  • Am Bildschirm: Messwert, bestanden oder nicht bestanden und Signatur für jeden Schritt, optional mit Zeuge.
  • Auf Papier: Nummerierte gelenkte Kopien werden mit leeren Feldern gedruckt; die ausgefüllten Seiten werden gescannt und der Durchführung angehängt.
  • Ein fehlgeschlagener Schritt löst eine nummerierte Abweichung aus: Grundursache, Korrekturmassnahme, von QA freigegebenes Vorgehen, Wiederholungstest, Abschluss mit zwei Signaturen.
  • Ausführungsbericht als PDF mit allen Werten, Signaturen und Abweichungen.

Rückverfolgbarkeit

  • Hash-verketteter Audit-Trail aller Anmeldungen, Bearbeitungen, Signaturen und Werte, mit Kettenprüfung und Export nach CSV, JSON und PDF.

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